Systembolagets inköpschef: Såklart vi kan göra fel

Hur bestäms vad som ska stå på hyllan i din lokala systembolagsbutik? Känner inköparna på Systembolaget press när de ska välja öl, vin och sprit som svenska folket ska kunna få köpa? Vinbanken ställde ett antal frågor till Systembolagets inköpschef Fredrik Arenander.

Systembolaget är en av världens största inköpare av vin. Med sin unika organisationsstruktur sticker Systembolaget ut bland världens återförsäljningsplatser av öl, vin och sprit. Det är få länder i världen som har ett alkoholmonopol likt det vi har i Sverige. Hur går det då till när ett vin letar sig in på hyllan i butikerna? Vem är det som väljer att det ska bli just det vinet? Systembolagets inköpschef heter Fredrik Arenander och han har haft sin tjänst i över ett decennium.

– Vi har väldigt många olika mål och syften när vi väljer vilka produkter som vi ska ta in, berättar han i en intervju med Vinbanken.

Fasta sortimentet står för största delen av försäljningen

Kortfattat kan man beskriva Systembolagets sortiment i tre delar. Den ena är det fasta sortimentet, det vill säga de produkter som finns tillgängliga över tid i de fysiska butikerna och på nätet. I det fasta sortimentet lanseras nyheter var tredje månad. Sedan finns det så kallade beställningssortimentet. I det sortimentet så har Systembolaget själva inte testat produkterna, utan det är importörer som tagit in vad de tror svenska folket är intresserade av. Och sedan finns även det tillfälliga sortimentet. Där hittar vi produkter som endast kommer i en begränsad upplaga och som finns placerade på en specifik plats i den fysiska butiken.

När det kommer till det fasta sortimentet, som står för den överlägset största delen av alkoholförsäljningen i Sverige i dag, så anpassas sortimentet ute i butik var sjätte månad, medan nyheter lanseras var tredje månad. Men hur går det till när nya produkter väljs ut?

– Det tar officiellt sin början i den så kallade lanseringsplanen. Då går vi ut med en grov beskrivning av vilka produkter och varutyper vi vill ha in i sortimentet. Utifrån inspel från våra importörer, trendspaningar, försäljningsanalyser, strategiska mål med mera så är nyhetslanseringarna tänkta att täppa till hål i vårt sortiment, det vill säga tillföra någon form av ytterligare kundnytta.

Systembolagets inköpschef: Tar input från importörerna

– I stort sett alltid börjar en lansering med input från importörerna. Enstaka gånger kan vi vara drivande, när vi till exempel på resa upptäckt saker som finns på andra marknader men ännu inte presenterats för oss. Allt som oftast har importörerna analyserat vårt sortiment och utefter det kommit med förslag på vad vi borde ta in, och utifrån det har vi sedan valt ut vilka produkter vi ska ha med i lanseringsplanen.

En ny plan tas fram en gång i kvartalet, för varje lanseringstillfälle. När planen är fastställd blir kraven ännu mer specifika i en formell offertförfrågan. Urvalet av den slutliga produkten görs i en blindprovning.

– Man ska veta att vi aldrig kan köpa in en produkt direkt från en producent, utan allt måste gå via en svensk importör. Vi är hela tiden öppna för inspel från importörer.

Har ni någon gång känt att det blivit riktigt fel med en vara?

– Såklart vi kan göra fel. I slutändan är det alltid kunderna som bestämmer vad som ska vara kvar eller inte. Ibland kan vi tro att en viss typ produkt är precis rätt och att vi verkligen ligger i framkant, men sen visar det sig att kunderna väljer något annat. Då har vi ”slösat” en position i det fasta sortimentet som kunde använts till något annat. Det kan alltid bli fel, men då ingår den insikten i analysen av kommande lanseringar.

Förflyttning mot Piemonte och Barolo

På senare år har konsumenterna sett en förflyttning av viner från Veneto till Piemonte i Italien. Trots att det i dag lanseras bra många fler viner från den senare regionen, så menar Fredrik Arenander att de inte sätter trenderna när det kommer till produkter.

– Det händer väldigt sällan att vi sätter en trend. I just det här fallet med Amarone och Barolo så gäller det att titta på sortimentet på rätt sätt. Det har självklart skett ett skifte, det har inte undgått någon. Men detta märkte vi först i det exklusiva sortimentet där allt fler efterfrågade viner från just Piemonte, och då speciellt Barolo. Då blir det ett incitament att se över utbudet i det fasta sortimentet. Men sen ska man även veta att vi för cirka tio år sedan fick kritik för att vi enbart hade Amarone när det kommer till röda viner i den högre prisklassen. Då kan vi inte, när efterfrågan skiftar, lansera en ny Amarone, särskilt när vi redan har en hel del i sortimentet.

– Man ska även veta att vi fortsatt säljer väldigt mycket Amarone i Sverige, och vi är faktiskt utmärkande när det kommer till den försäljningen. För att vi ska lansera en ny Amarone i sortimentet så måste det finnas något unikt med det vinet. Ett till märke skulle inte tillföra något. Men när det kommer till Barolo så har efterfrågan varit en helt annan, och där har vi även sett att det finns luckor att fylla, kopplat till både stil och prisläge.

En lång process

Processen att gå från ett vin på en vingård till att vara ett vin på hyllan på Systembolaget är med andra ord väldigt lång och bakom ligger av noggrann analys, enligt Fredrik Arenander.

– Det är extremt sällan vi efterfrågar något som en leverantör inte föreslagit för oss. Sedan är processen lång med flera olika steg. Först ska vi få in offerter, sedan ska vi säkerställa volym, tekniska aspekter, kvalitet, blindprovningar och mycket annat. Så från att vi sett att det finns en efterfrågan från leverantörerna, tills att den varutypen är inne på hyllan, så tar det ett bra tag.

– Det viktigaste för oss är alltid att begränsa alkoholens skadeverkningar. Vi ska alltid generera kundnytta, ha aktuella produkter och tillfredsställa olika kunder. Alla tycker om olika saker, och då gäller det att vi tillfredsställer alla, avslutar Fredrik Arenander, Systembolagets inköpschef.